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派遣の引き継ぎ業務にイライラするときの疲れないマニュアル作り

派遣引き継ぎマニュアル・ナナメドリ

派遣で働いていると契約満了で辞めるときが必ずきます。

後任の派遣がきたときにスムーズに引き継ぎできることといえば、業務内容のマニュアル作りです。

マニュアルっぽいものはあるけど、きっちりとした手順書がないところもあり、自分で作成したこともありました。

派遣の場合、辞めたいと思ったらすぐにでも辞めたいものです。

さっさと引き継ぎをして新しい環境に飛び込むためには、日頃からマニュアル作りをしておくのをおすすめします。

派遣の引き継ぎは短い期間が当たり前?

ナナメドリ

派遣は契約更新をしなければ、今回の契約で終了できます。一ヶ月単位の契約なのか、三ヶ月単位の契約なのか、人や会社によってちがいます。

派遣の後任者が入社する時期・タイミングが、自分の辞める時期ギリギリだったりすることも多く、引き継ぎ期間がものすごく限られてくることも多々ありました。

私もよく以下のような目にあいました。

  • 入って三ヶ月で二人体制の派遣が私一人になる
  • 前任者がもう引き継ぎすることはないと言い途中で辞めた
  • 三日ほどの引き継ぎ期間でおしまい
  • マニュアルがざっくりでよくわからない
  • そもそもマニュアルがなくて社員から教えてもらう

前任者から後任者にイライラ

ナナメドリ

前任者にとって、引き継ぎほど面倒なものはありません。なんなら今すぐにでも辞めたい気持ちでいっぱいです。円滑に辞めるために後任者には、しっかり引き継ぎしておきたいものです。

後任が休みがちで引き継ぎが進まない

引き継ぎをしたいと思っているのに、毎週のように休む後任者がいました。週5フルタイム勤務なのに、ほぼ週3、4勤務。

もともと体が弱いのか、新しい環境に慣れないのか、仮病なのか、わかりません。

かなり休んでいたので、契約を打ち切られそうな状態でした。しかし、それを察知したのか一度上長から注意を受けたら、ちゃんと来るようになり引き継ぎは無事済みました。

ナナメドリ

ナナメドリ
引き継ぎしたくてもできないのはモヤモヤする…

引き継ぎしてるのにマニュアルを読まない

手順書など、しっかりしたマニュアルがあり「空いてる時間があるなら読んでおいてね」と伝えてるのに、読んでいないこともあります。

教えてくれる人がまだ働いている限り、「聞けばいい」と思っている人が多いのかもしれません。

しかし、マニュアルだけ読んでもわからないものです。実際にどういう手順で進めていくか、画面を見たり書類を見ないとできないことが多いです。

前任者がいなくなり、一人になったときに読んでもわかるように、しっかりマニュアルを読んだうえで教えてもらうことを心がけましょう。

ナナメドリ

ナナメドリ
さすがにマニュアル読んだだけではわからないけど、最初から読まないのはどうかと思う

口頭で伝えてるときにメモをとらない

せっかく教えているのに、まったくメモをとらない人もいます。メモをしないで覚える人は、確かにいます。

ただ、完璧に覚えている人は稀で、たいてい何回も同じことを聞いてくるのはメモをしない人なのです。

書いて覚える、聞いて覚える、見て覚える、人それぞれ記憶・暗記パターンは異なるので、まずは様子見で。

メモしてないくせに何回も聞いてきたら、「なんでメモしないの?」と聞きましょう。

ナナメドリ

ナナメドリ
メモとらずに覚えてる天才などいない

メモをとる新人とメモをとらない新人の仕事の出来はちがう

私自身はメモをとるタイプですが、一言一句漏らさないようにとっているわけではありません。要点だけメモします。

がんばって一から十までメモをとろうとする人もいます。

しかし、メモしたからと言って覚えているわけではなく、書きすぎてどれが重要かわかってない人がいました。

メモをしたからといって仕事ができるわけではないのです。

メモをすればいいわけではなく、メモをとらないのもいけない。じゃあどうすればいいんだって話ですね。

効率よくメモをして、あとで振り返り、自分で仕事内容を整理するのもポイントです。

何回教えても理解できずに同じことを聞かれる

先ほどお伝えしたとおり、メモをしても覚えられない人が少なからずいます。

何回も何回も教えても理解できない。

理解できずに同じ間違いを繰り返すのです。

「なぜ、そういう処理をするのか」がわからない場合は、全体を通して説明する。

逆に目の前のことしかできない場合は、一つずつ教える。

仕事云々ではなく、まず一般常識ということから教えなくてはいけないこともありました。

自分がいままで常識と思っていることを、常識として知らない人がいるということを覚えておきましょう。

知らないことを素直に聞けるのも才能のうちです。教えてあげる余裕があるなら、教えてあげましょう。余裕がなければ、ググること・自分で調べるということを教えてあげましょう。

ナナメドリ

ナナメドリ
本当はググれカスって言いたい

後任者から前任者にイライラ

ナナメドリ

新しい職場に入ったばかりの後任者も、前任者にたいしてイライラすることがあります。

引き継ぎほったらかしパターン「わからないことは聞いて」

ざっくりしたマニュアルしかなく、読んでおいてパターンです。

たいしたことも教えてもらってないのに、「わからないことは聞いてね」と言われるのは、謎です。

心の中では、こう思ってます。代わりに叫びますね。

ナナメドリ

ナナメドリ
最初からぜんぶわかんないんだけどおおお

コミュニケーション能力が低かったり、人見知りの方に多いです。

仕事なんだから、人見知りしてる場合ではないとは思うのですが、そっと心にしまいました。

弾丸引き継ぎで追いつかないパターン「メモしても読めない」

引き継ぎ期間が3日しかないから、朝から帰るギリギリまで、つきっきりのハイスピードで教えてる人がいました。

未経験でも経験者でも、いきなり弾丸で詰め込まれるのはパニックになりかねません。

案の定、ハイスピードで教えられた後任者の人は1週間で「辞めたい」と言ってました。

社会人経験があっても、同じ職種の経験があっても違う会社であれば、未経験といっしょです。

メモしてもメモしても、時間がないからといって仕事を詰め込まれては、整理ができないです。メモを見返しても、メモした仕事を覚えられるわけがありません。

ナナメドリ

ナナメドリ
自分が辞めるからって、人に合わせない教え方をする人は仕事ができない…

教えるの下手・苦手だからといってあまり教えない

先に相手に「わたし、教えるの下手なんだよね」と断りをいれるパターンです。

コミュ障、人見知り族にも似ていますが、基本的に教えることを嫌がって面倒だと思っています。

そういう人は、引き継ぐほうも面倒だと感じますよね。しかし、教えてもらわないと困るのは自分なので、こう伝えましょう。

ナナメドリ

ナナメドリ
わからなかったら質問しますね

教えることを他人に任せすぎて、教え方がわからなくなっているだけで、仕事は出来るのです。

仕事以外の世間話はしてくれることが多く、あとから仲良くなれる人が多いのもこのパターンです。

派遣の引き継ぎなしパターンもある

前任者が辞めるまでに、後任者が決まらないこともよくあります。

求人を出してもなかなかこない。時期やタイミング、良い人がこないなど理由はさまざまです。

派遣が二人以上いるところは、一人が辞めてしまい、ずっと一人で派遣業務をおこなってきたパターンは、派遣一人に負荷がかかります。

たいてい、この一人になってしまった派遣さんも辞めたい場合が多く、何ヶ月かすると辞めてしまいました。

とりあえず決まらないから派遣一人に任せるのはよくありません。二人なら常に二人体制にするのが基本です。

ナナメドリ

ナナメドリ
といっても、それを軽視する会社が多い世の中

そもそも派遣社員に引き継ぎする責任はあるのか

派遣には責任がないといいます。

責任がないとまではいいませんが、責任をもって仕事をしている人と、責任感ゼロなのかなという仕事ぶりの人がいるのは否めません。

後任者が決まらないのは、派遣の責任ではありません。

後任者が休んで引き継ぎができないのは、派遣の責任ではありません。

そして、後任者が仕事ができなくても前任者の責任ではなく、後任者の問題で雇った側の問題でもあります。

引き継ぎができる環境であれば、引き継ぎをする。できない環境では仕方ありません。あきらめましょう。

仕事ができる派遣さんほど、責任感がありマニュアルがしっかりしています。自分が辞めるせいで、迷惑をかけてはいけないって感じます。

人は誰しも迷惑をかける生き物なので、辞めることにたいして責任を感じるのではなく、自分のやりたいことを優先しましょう。

派遣の引継ぎでマニュアル作りは必要か

ナナメドリ

派遣の仕事は、正社員の人がわかってない仕事も多くあります。

派遣が直接他部署と関わっていたりすることもあるため、「派遣の仕事は派遣がやるもの」と考えているからです。

派遣の仕事内容でわからないことがあっても、正社員に聞くとわからないと言われることもしばしば。

ナナメドリ

ナナメドリ
どうすればいいんじゃああ

やはり、派遣のマニュアルは必要です。ひとつでもマニュアルが存在するなら、そのマニュアルに追加してあげましょう。

派遣マニュアルにあると役立つリスト

大まかな仕事内容のマニュアル・手順書があることはふつうです。

しかし、雑務や細かい作業があると便利です。こんなことを聞くのもなぁ…っていうのも、あればあるだけありがたいものです。

  • 毎日のルーティンワーク(何時に何をやってる等)
  • 機器やソフトの使い方
  • 雑務(コーヒー、お茶、掃除関係等)
  • 庶務関係(備品発注、伝票作成等)
  • 暇なときにやってること(メモ作り等)

日々のルーティンも大事ですが、月ごとや年間ごとでスケジュールは異なります。

だいたい、この時期はピークで忙しい、この時期は暇すぎるとあらかじめ知りたいです。

スケジュールなどもあると嬉しいでしょう。

派遣のマニュアル作りは入ったときから作っておくのがいい

派遣として何年も働くようになると、ほとんどの作業が当たり前になります。

わからないことがないので、最初になにがわからなかったのかも思い出せません。

派遣から直雇用にならない限り、派遣は辞めるときがきます。マニュアル作りは、自分が辞めるときのために作る前提で最初から作っておくのがおすすめです。

辞めたいときに、マニュアルは完成してるはずなので、あとから焦る必要がありません。

ナナメドリ

ナナメドリ
メモを整理するかわりに、マニュアルとしてまとめておくのがおすすめです!

 

私が登録していたマイナビスタッフ

マイナビスタッフ
私が登録しているのは「マイナビスタッフ」です。

オフィス事務系の派遣会社もいくつか登録していますが、いつも派遣先で何かあったときに担当さんがすぐに対応してくれます。

求人数は、やはり大手よりは少ないですが、いつも私にとって良い案件をもってきてくれるのでおすすめです!まずは登録して面談からしてみてくださいね。

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